Em regra quando o Termo de Contrato não for obrigatório.

O artigo 62 da Lei 8.666/93 trata por exclusão as situações em que eles podem substituir o termo de contrato: se não for caso de concorrência, tomada de preços ou dispensas e inexigibilidades com valores compreendidos naquelas duas modalidades de licitação. 

Sua utilização também é admitida nos casos de compra com entrega imediata e integral dos bens adquiridos, dos quais não resultem obrigações futuras, inclusive assistencia técnica, nos termos do art. 64, Lei 8.666/93.